• การเข้าใช้งาน ระบบ E-Office
  

รูปที่ 1.1 ขั้นตอนการ Login เข้าระบบ E-Office

1. กรอกชื่อ และนามสกุล โดยไม่ต้องพิมพ์คำนำหน้า ระว่างชื่อ กับ นามสกุล วรรค 1 ครับ
2. กรอกรหัส โดยพิมเลขที่ "บัตรประจำตัวครู" ไม่ต้องใส * นะครับ
3. จากนั้นคลิกที่ปุ่ม [เข้าสู่ระบบ]

• การอ่านประกาศ่ในระบบ E-Office

รูปที่ 2.1 หน้า Main โปรแกรมแสดงประกาศ จากฝ่ายต่าง ๆ

          1. หลังจากคลิกที่ปุ่ม [เข่าสู่ระบบ] จะปรากฏหน้าจอแรกคือ Main จะแสดงแถบเครื่องมือใช้งาน และประกาศจากฝ่ายต่าง ๆ โดยแยกตามเป็นแต่ละฝ่าย ผู้ใช้สามารถคลิกที่ หัวเรื่องของประกาศเพื่ออ่านประกาศนั้น ๆ

รูปที่ 2.2 แสดงเนื้อหาประกาศที่ผู้ใช้คลิกเข้่ามาอ่าน

          2. เมื่อคลิกหัวข้อที่ต้องการอ่านก็จะปรากฎหน้าจอดังรูป 2.2 โดยแบ่งเป็น 4 ส่วน คือ
                    2.1 ส่วนบนแสดง เขลที่ประกาศ, ผู้ประกาศ, วันที่ประกาศ, เรื่อง, ไฟล์ที่แนบมา
                    2.2 เนื้อหาของประกาศในกรณีที่ประกาศที่ออกจากฝ่ายมีความยาวมากกว่า 1 หน้ากระดาษในส่วนเนื้อหาจะบอกถึงรายละเอียดในส่วนหนังสือประกาศ ส่วนรายละเอียดทั้งหมดจะอยู่ใน เอกสารที่แนบมา ผู้ใช้สามารถคลิกที่ชื่อเอกสารที่แนบมาเพื่ืออ่านรายละเอียดได้
                    2.3 รูปภาพในกรณีที่มีรูปภาพหรือ ถ้าประกาศมีความยาวเพียง 1 หน้ากระดาษ ก็อาจไม่ต้องพิมพ์เนื้อหา แต่สามารถแสกนเอกสารประกาศเป็นรูปภาพแล้วบันทึกลงในส่วนนี้ได้เลย...
                    2.4 แสดงเอกสารที่แนบมาหากมีชื่อเอกสารที่แนบมา ก็สามารถคลิกที่ชื่อเอกสารเพื่อเปิดดูได้...

• การเพิ่มประกาศระบบ E-Office

           โดยปกติการเพิ่มประกาศจะต้องทำการจัดเตรียมข้อมูล เพื่อให้สามารถบันทึกเข้าในระบบได้ โดยมีขั้นตอนดังนี้
            1. นำเอกสารประมาทำการแสกนด้วยเครื่องแสกนเนอร์เพื่อบันทึกเป็นไฟล์ข้อมูลก่อน โดยถ่าหากเอกสารประกาศมีมากกว่า 1 หน้ากระดาษให้ให้แสกนรวมไว้ในไฟล์เดี่ยวและบันทึกเป็นไฟล์แบบ PDF แต่หากเอกสารประกาศมีความยาวเพียงหน้าเดียกเมื่อแสกนแล้วให้บันทึกเป็น JPG หรือ GIF ก็ได้ ในที่นี้จะยกตัวอย่างการแสกนและบันทึกไฟล์ด้วยโปรแกรม Adobe Acobat นะครับเพราะมีขั้นตอนที่ไม่ซับซ้อนมาก และใช้งานสะดวกมากนอกจากนั้นยังเป็นตัวที่ใช้เปิดอ่านไฟล์ประเภท PDF ด้วยโดย ดังขั้นตอนในรูปภาพต่อไปนี้

รูปที่ 3.1 หน้าจอโปรแกรม Adobe Acrobat Professional

           1. เปิดโปรแกรม Adobe Acrobat Professional ขึ้นมาจากนั้นไปที่ Creaet PDF และเลือกที่ From Scanner... จะปรากฎไดร์ล็อกบ๊อกขึ้นมา
           2. ตั้งค่าในช่อง Scanner: ให้เป็นชื่อของเครื่อง Scanner ที่เราต่อกับเครื่องคอมพิวเตอร์อยู่ในที่นี้ผมใช้เป็น CanoScan N640P-ex นะครับ
           3. คลิกเลือกที่ปุ่ม [Scan] จากนั้นจะปรากฎหน้าจอโปรแกรม Scanner ขึ้นมาดังรูปที่ 3.2

รูปที่ 3.2 แสดงหน้าจอโปรแกรม Scanner CanoCraft

           4. เป็นส่วนที่บอกรายละเอียดของภาพที่จะได้จากการแสกนครับ โดยปกติก็ไม่ต้องไปตั้งอะไรทำตามขั้นตอนต่อไปได้เลย
           5. คลิกที่ปุ่ม Scan
           6. จะปรากฎหน้าต่างแสดงการแสกนภาพขึ้นมา

รุปที่ื 3.3 แสดงหน้าจอถามว่าจะแสกนต่อหรือไม่

           7. เมื่อแสกนครบ 100% จะขึ้นหน้าต่างบอกตำแหน่งที่จะแสกนต่อไป ถ้่ามีเอกสารมากกว่า 1 หน้าก็คลิก Next เำพื่อแสกนหน้าต่อไปโดยทำในขั้นตอนที่ 4-6 อีกครับ

รูปที่ 3.4 แสดงหน้าถามว่าจะแสกนต่อหรือไม่

           8. เมื่อแสกนประกาศครบทุกหน้าแล้วก็คลิก Done เพื่อกลับสู่โปรแกรม Acrobat

รูปที่ 3.5 ขั้นตอนการ Save เอกสารประกาศ

           9. จากนั้นให้ไปที่คำสั่ง File แล้วเลือกที่ Save ดังภาพเพื่อบันทึกเอกสารประกาศ

รูปที่ 3.6 แสดงหน้าต่างบันทึกไฟล์เอกสารประกาศ

           10. ในขั้นตอนนี้ก็คงคุ้นเคยกันดีนะครับ ให้ใส่ชื่อไฟล์ลงไปเหมือนที่บันทึกข้อมูลใน MS-Word เลยนะครับ เอาตามความเข้าใจหรือจะยึดแนวทางดังในรูปก็ได้ครับ คือ "สรอ.ชม" คือ หน่วยงาน หรือฝ่ายส่วน "63-2550" คือเลขที่หนังสือออก และปี พ.ศ. นั้นเอง ทำอย่างนี้เข้าใจง่ายครับ.. เพราะในตอน Upload เข้าระบบเราจะได้จำได้ไม่สับสนครับ..
           11. จากนั้นคลิกที่ปุ่ม Save เพื่อบันทึกข้อมู่ลครับ ปล. ในส่วนของ Save in ด้านบนคือ Florder ที่เราบันทึกไว้ให้เลือกที่ตำแหน่งที่เราจำง่ายนะครับ เดี์๋ยวจะหาไฟล์ไม่เจอ และใน ส่วนของ Save as type: ด้านล่างสุดชนิดของไฟล์จะเป็น PDF ไม่ต้องเปลี่ยนนะครับ

รูปที่ 3.7 ขั้นตอนการป้อนข้อมูลเข้าระบบ E-Office

           12. เลือในเมนูหลักด้านบนเพื่อเข้าสู่ระบบเพิ่มประกาศโดยคลิกที่ส่วน +Add ครับ
           13. ป้อนเลขที่ประกาศลงไป ก็ตามเอกกระสารประกาศที่แสกนเมื่อสักครู้นี้แหละครับ
           14. ป้อนชื่อเรื่องลงไปตามในเอกสารประกาศเลยครับ
           15. ป้อนเนื้อหาตรงนี้ให้พอสังเขปก็พอครับเพราะเนื้อหาโดยละเอียดจะอยู่ในเอกสารที่เราแสกนเมื่อสักครู้นี้แล้ว หรือจะดูตามตัวอย่างที่ทำไว้ก็ได้ครับ ใช้เนื้อหาในท่อนย่อหน้าที่ 1 ทั้งหมด แล้วลงท่ายด้วย ดังรายละเอียดที่แนบมานี้ ก็เข้าใจง่ายดีครับ
           16. ป้อนวันที่ เป็นวันที่ออกหนังสือตามในประกาศนะครับ เพราะวันที่ป้อนข้อมูลลงในระบบนั้น ระบบจะบันทึกให้เอกโอยอัตโนมัติครับ...
           17. ในช่องไฟล์ที่แนบมา: หมายถึงไฟล์ประเภท PDF นะครับประเภทอื่นจะ Upload ไม่ได้ครับ...
           18. คลิกปุ่ม Browse เพื่อเลือกไฟล์ที่ทำการแสกนไว้

รูปที่ 3.8 เลือกไฟล์ที่ต้องการ Upload เข้าระบบ E-Office

           19. เลือกไฟล์ที่ Save ไว้
           20. คลิกที่ปุ่ม Open
           21. จากนั้นคลิกที่ปุ่ม Add Informetion

รูปที่ 3.9 ระ่บบกำลังบันทึกข้อมูลและุ Upload ไฟล์ประกาศเข้าสู่ระบบ E-Office

           22. ระบบจะทำการบันทึกข้อมูลปี่ป้อนเข้าไปจากข้อ 13-16 และ Upload ไฟล์ที่เลือกไว้จากข้อ 18-20 โดยไฟล์ที่ Upload ไปนั้นจะถูกเปลียนชื่อตามที่ระบบเข้าใจเพื่อสามารถเรียกใช้งานได้เมื่อผู้ใช้ต้องการ ดังภาพระบบจะบันทึกไฟล์ที่ Upload ในชื่อ 2551311101.PDF ครับ

                      ก็เป็นที่เรียบร้อยในขั้นตอนการ ป้อนข้อมูลเข้าระบบ E-Office หากมีข้อสงสัยประการใด ก็สามารถสอบถามที่ Webboad นี้ได้เลยครรับ

• การ แก้ไข/ลบ ประกาศระบบ E-Office

           อย่างที่รู้กันครับไม่ว่าจะทำอะไรก็ต้องเผื่อไว้ครับ E-Office ก็เช่นกัน ในกรณีที่มีการป้อนข้อมูลผิด หรือมีการประกาศข่าวสารผิดพลาด ก็สามารถแก้ไขประกาศนั้น หรือลบประกาศนั้นออกจากระบบไปเลยก็ได้ครับ และไม่ต้องกังวลนะครับว่าคนอื่นจะมาลบประกาศที่เราได้ป้อนไว ้เพราะระบบจะอนุญาติให้ลบได้เฉพาะประกาศที่ผู้ใช้ได้ประกาศไว้เท่านั้น นั้นก็หมายความว่าเมื่อเข้ามาในหมวดการแก้ไข หรือ ลบ ประกาศระบบจะแสดงเฉพาะประกาศที่ผู้ใช้ที่เข้าใช้ในปัจจุบันประกาศไว้เท่านั้น โดยมีขั้นตอนดังนี้ครับ

           แก้ไข...

รูปที่ 4.1 หมดของการแก้ไขประกาศ

           1. คลิกที่ Edit ในส่วนเมนูหลักดังรูปภาพ ก็จะปรากฎรายการประกาศที่เราได้เคยประกาศไว้
           2. หากต้องการแก้ไขประกาศใดก็สามารถคลิกที่ปุ่ม แก้ไข ที่อยู่ด้านหลังประกาศนั้นเพื่อเจ้าไปแก้ไขข้อมูลได้เลยครับ

รูปที่ 4.1 หน้าต่ืางฟรอมแก้ไขประกาศ

           3. เมื่อคลิกที่ปุ่ม แก้ไข หลังประกาศที่ต้องการแก้ไขจะปรากฎหน้าต่างดังรูปที่ 4.1 ผู้ใช้ก็สามารถแก้ไขประกาศได้ตามความต้องการ หรือจะเป็นการ Upload ภาพไฟล์ประกาศ หรือ สิ่งที่แนบมา ก็สามารถทำได้ โดยไฟล์ที่ Upload เข้ามาจะไปทับภาพหรือไฟล์เดิมที่มีอยู่ในระบบ ครับ เมื่อทำการแก้ไขเสร็จแล้วก็ คลิกที่ Save Informetion เพื่อบันทึก หรือคลิกที่ปุ่ม Close Window เพื่อปิดหน้าต่างนี้โดยไม่บันทึกก็ได้ครับ

รูปที่ 4.2 ทำการบันทึกข้อมูลที่แก้ไข

            4. เมื่อคลิกที่ปุ่ม Save Infometion จะขี้นหน้าต่างบันทึกข้อมูลรอสักครู่ครับ

รูปที่ 4.3 แสดงปุ่ม Close Window เพื่อให้ปิดหน้าต่าง

            5. เมื่อบันทึกเสร็จแลัวจะปรากฎปุ่ม Close Window ก็คลิกเพื่อปิดหน้าต่างครับ เสร็จขั้นตอนการแก้ไขประกาศครับ

            การลบ
           มีขั้นตอนคลายกันกับการแก้ไขต่างกันก็แค่เป็นการลบประกาศ มีขั้นตอนดังนี้ครับ...

รูปที่ 4.4 หมวดการลบประกาศ

            1. เจ้าหมวดการลบประกาศโดยคลิกที่เมนู -Delete ในเมนูหลักด้านบน

รูปที่ 4.5 แสดงหน้าต่างเพื่อยืนยันการลบ

           2. หากต้องการลบให้คลิกที่ปุ่ม ใช่ ระบบก็จะทำการลบประกาศนั้นรวมทั้งไฟล์เอกสารที่ได้ Upload ไว้ด้วยครับ..
           3. จากนั้น จะขึ้นหน้าจอเหมือนข้อที่ 4-5 ให้หัวข้อแก้ไขครับ

           เพียงแค่นี้เราก็สามารถ แก้ไข หรือ ลบ ประกาศที่เราได้ทำการประกาศไว้ได้แล้วครับ...